Dr. J.R. García Serven
(CORREGIDO Y AMPLIADO)
Administración: conjunto de tareas y actividades asociadas que realiza el gerente (administrador, director, jefe…).
El concepto moderno sobre la Administración de Empresas, fue Henri Fayol (1916) quien definió administrar como: prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar… lo que se identifica como: PODEC.
Definición que con algunas (varias) acepciones, subsiste todavía.
Organización: es la estructura formal conformada por el esfuerzo colectivo, para lograr las metas que no podrían ser alcanzados individualmente.
En ella se combinan los recursos humanos y materiales para proyectar una estructura racional de tareas y autoridad.
Organizar supone tareas o actividades agrupadas según el principio de la División del Trabajo, para que cada quien asuma el grado de responsabilidad que le corresponde(Principio de Excepción)
Gerente: se refiere a aquella persona que planifica, organiza, dirige y controla los recursos humanos, económicos, materiales y de información , necesarios para lograr los objetivos de la organización.
Competencia: resulta ser la combinación de conocimientos, destrezas, comportamientosy actitudes que necesita una persona para ser eficiente en una amplia gamma de labores y actividades que debe llevar a cabo dentro de la organización.
Es adquirir, usar, desarrollar y compartir conocimientos, habilidades y experiencias. Definición que puede ser explicada desde el momento en la que todos necesitamos conocimientos, habilidades y experiencias para desempeñarse adecuadamente. Es necesario adquirirlas para que puedan tener valor y poder así darles el uso apropiado y oportuno, dentro o fuera de la organización.
Es en esta apreciable diversidad de comportamientos, donde la competencia debe desarrollarse, porque se trabaja en equipo con lo cual se permite optimizar las tareas y alcanzar los logros planteados.
Es necesario compartir las competencias, comunicarlas y transferirlas en una forma estructurada y flexible, por que así permiten medir el desarrollo de las mismas.
Fomentar las competencias es esencial, se vive un entorno extremadamente competitivo, donde el recurso humano resulta ser el activo mas importante de toda organización, ya que logra crear confianza en la construcción de sólidas relaciones dentro de la organización, como en las de su entorno (usuarios, clientes…) y la no menos importante, la de poder acometer continuamente acciones para cubrir las carencias de competencias aún presentes en nosotros mismos.
Es por esta razón que se hace necesario identificar dos tipos de competencias: la ESTRATEGICA: como las competencias requeridas para alcanzar el éxito a largo plazo y la CRITICA, porque las mismas permiten lograrlas en el corto plazo.
Estas competencias son:
COMPETENCIAS DE COMUNICACION:
Comunicación Formal:
+ Informar a las personas sobre los he hechos y actividades destacadas, así como aquellas otras que se mantienen usuales.
+ Llevar a cabo toda información que por su impacto se requieran para mantener el interés en la organización.
+ Aquella que se produce y se transmite con con claridad y precisión, mediante el uso de los recursos comunicacionales en uso.
+ Compartir los conocimientos que permitan entender la direccionalidad organizacional.
Comunicación Informal:
+ Aquella comunicación que por su inmediatez requiera establecerse, siempre que se haga en ambos sentidos.
+ Solicitar retroalimentación y propiciar la interacción permanente entre superiores y subalternos.
+ Creación relaciones interpersonales de poca o nula solidez con las personas.
Negociación:
+ Manejar con eficacia funciones y recursos en defensa de la organización.
+ Se afirma en las buenas relaciones e influye en los superiores en beneficio del equipo.
+ Actúa en forma decisiva y justa para manejar a los subordinados problemáticos ( hombres Y ).
COMPETENCIAS PARA LA PLANIFICACION Y LA ADMINISTRACION:
Recopilación y análisis de información y resolución de problemas:
+ Supervisar la información disponible e identificar síntomas, problemas para ofrecer soluciones alternativas.
+ Tomar decisiones oportunas y efectivas (D = C x A)
+ Correr riesgos calculados y anticiparse a las consecuencias probables.
Planificación y organización de proyectos:
+ Idear planes y programas para lograr los objetivos con eficacia.
+ Establecer las prioridades para las tareas y transferencia de responsabilidades.
+ Definir, obtener y organizar los recursos necesarios para que se cumplen las tareas.
+ Claridad y grandeza en los propósitos y fuerzas para alcanzar logros y metas.
Administración del tiempo:
+ Se atienden varios asuntos y proyectos a la vez en función del tiempo establecido
+ Se supervisan y se modifican de ser necesarios las tareas a desarrollar.
Presupuestos y administración:
+ Preparar los recursos económicos asignados.
+ Llevar estricto control del gasto.
+ Atender la opinión de los expertos económicos.
COMPETENCIAS EN EL TRABAJO DE EQUIPO:
Planeación de Equipos:
· Formular objetivos claros que motiven a sus integrantes a lograrlos.
· Seleccionar adecuadamente a las personas que formaran los equipos.
· Considerar el valor de las ideas que ellos puedan aportar y asegurarse de que poseen las destrezas técnicas necesarias.
·
Definir las responsabilidades del equipo en conjunto.
·
Asignar las tareas y responsabilidades a los integrantes en forma individual..
Creación de un entorno de apoyo:
* Generar el ambiente donde se pueda lograr
reconocimientos o recompensas hacia un trabajo eficaz.
* Actuar como capacitador, asesor y mentor
de sus integrantes.
* Identificar los recursos que se necesiten hacia el logros de los objetivos.
Manejo de las dinámicas de grupo:
· Conocer las debilidades y fortalezas de los integrantes y enfocarlas hacia las necesidades de la organización.
· Identificar los puntos de conflictos y aplicar estrategias que mejoren el desempeño.
· Saber escuchar, saber valorar y no rechazar los diferentes puntos de vista de los miembros de la organización.
· Capacidad de reflexión, sobre todo la de la autorreflexión o conocimiento de SI mismo, que permita el respeto del otro.
COMPETENCIAS DE LA ACCION ESTRATEGICA:
Entender la organización:
+ Conocer el momento en que los cambios requieran del crecimiento y oportunidades significativas, así como las repercusiones a futuro.
+ Identificar el comportamiento y los intereses del entorno, así como las de sus integrantes y participantes en la orientación y atención al usuario o cliente.
Adoptar acciones estratégicas:
+ Asignar prioridades y tomar decisiones que guarden congruencia con la misión y objetivos
+ Establecer metas técnicas y operativas que faciliten la implementación de cualquier estregia tomada en las diferente competencias de la organización y que las mismas sean concretas en la búsqueda de resultados.
COMPETENCIAS DEL ENTORNO:
Conocimientos y compresión de lo socia y cultural:
+ Ser sensible a los signos sociales, económicos y culturales de su entorno.
+ Adaptarse con rapidez a las situaciones novedosas y adecuarlas a – la organización.
+ Capacidad para aceptar los nuevos desafíos, con la habilidad suficiente para identificar los
cambios, siempre que satisfagan los requerimientos a futuro de la organización.
COMPETENCIAS EN EL MANEJO DE PERSONAL:
Conocerse a si mismo y desarrollarse:
· Contar con objetivos personales y profesionales claros y la importancia de la interacción entre las personas.
· Emplear fortalezas para obtener ventajas, para así mejorar o compensar las debilidades.
· Analizar y aprender de sus experiencias laborales y las de su propia vida.
· Capacidad de autoestima, necesarias para la visión integral de su comportamiento.
Integridad y comportamiento ético:
· Poseer normas personales claras que sirvan de fundamento para mantener una integridad y conducta ética.
· Disposición a aceptar los errores.
· Aceptar la responsabilidad por sus propias acciones.
Dinamismo y capacidad de resistencia:
· Buscar la responsabilidad, ser ambicioso y estar motivado para lograr objetivos.
· Trabajar “duro” para que las “cosas” se concreten.
· Perseverar ante los obstáculos, enfrentarse y aprender de los fracasos.
Equilibrio entre los asuntos del trabajo y la vida personal:
· Cuidarse en lo mental y físico para buscar espacios constructivo que reduzcan la tensión y eliminen las frustraciones.( Inteligencia Emocional).
· Evaluar y establecer objetivos propios relacionados con su vida y con su trabajo sin descuidar ningún aspecto de las mismas.
COMPETENCIA DE LA INTELIGENCIA EMOCIONAL:
En el Foro Mundial e Liderazgo y Alto Desempeño, celebrado en Caracas en la primera semana de Marzo/2008, el Profesor J. P. PAWLIW-FRY, de la Universidad de Harvard, señalaba la importancia de que el dirigente aplique, por su importancia, los principios de la inteligencia emocional, desde el siguiente enfoque:
El ser humano:
§ Su característica más importantes es la de tener
emociones
§ Lo que le puede cambiar de estado de animo
en cuestión de minutos y así pasar de la felicidad
a la tristeza. Cambios que afectan en mucho el ámbito laboral, además del personal.
§ Resulta importante entender que los empleados, los hijos, la pareja, nuestros padres… todos tienen emociones que impactan y alteran el comportamiento, sin que sea esa la intención de provocarlo.
§ El individuo posee dos grandes fuentes de conocimien -
to: la experiencia y la razón, de allí que se los mismos se requieran para todos sus actos, siempre que sean racionales, de lo contrario actuaría de forma empírica.
Inteligencia Emocional.- (GOLEMAN).-Definición:
§ Se entiende como tal: la capacidad de sentir, entender, controlar y modificar estados anímicos propios
y ajenos.
* Se comporta como un equivalente al coeficiente
intelectual, en cuanto a los sentimientos se refiere, por ser la inteligencia quien gira alrededor de nuestras emociones.
Atributos:
Autoconocimiento
Autogestión
Motivación
Compromiso
Iniciativas
Oportunidad
Optimismo
El trabajo bajo presión:
§ Todo dirigente no se escapa del trabajo bajo presión o de conflictividad, lo que le afecta la función de pensar con claridad y dejar de creer en si mismo.
* El manejo de las emociones, particularmente en momentos de presión revelan una gran capacidad gerencial
§ Le corresponde, en esas condiciones, tomar decisiones importantes, manteniendo sí, el espíritu del trabajo en equipo.
* Ello hace que el individualismo, también llamado pequeño YO”, no tenga poder y obstaculice sus obliga -
ciones.
Inteligencia, liderazgo y motivación:
§ Todo dirigente y mas si asume roles de liderazgo, es un modelo que no se caracteriza solo por “lo que dice, sino por lo que hace”.
§ Debe tener la habilidad para preocuparse por los demás y ser capaz de tomar fuertes decisiones, si así lo exige la organización.
§ Debe mantener un buen balance entre lo fuerte y lo permisible y como tal se convierte en paradigma o modelo a copiar.
§ La organización y su entorno consideran que el dirigente siempre es una persona motivada, lo cual es cierto.
Razón que explica el éxito de muchos. El autor llama a esta condición “el mito de la motivación”.
* Motivación que es sentida y percibida con más rapidez, en el, como dirigente, que en el resto de las personas.
§ Como microgestor, debe estar siempre construyendo liderazgos constructivos, capaces de propiciar la participación, colaboración y beneficios, hacia el mejor desempeño de sus seguidores.
Comportamiento:
Un mal manejo de las emociones afecta la productividad, la creatividad y las responsabilidades gerenciales.
Si las personas que conforman el equipo, no son tomado en cuenta, se puede caer en conductas disfuncionales y provocar una Organización Informal.
Emociones enfermas, dan origen a organizaciones enfermizas; lo que exige un compromiso activo capaz de eliminar las incertidumbres y haga propicio un enfoque destinado a lograr “inspiración”, que le permita evaluar el desempeño de todos, para lo cual resulta fundamental compartir toda aquella información que haga posible rescatar la organización.
No se puede permitir que los sentimientos de quienes conforman la organización se alejen de las responsabilidades, trate de identificarlos e intente demostrar cuan valioso es su desempeño, porque tiene dignidad y sentido de pertenencia hacia la organización.
COMO SE DIMENSIONAN LAS COMPETENCIAS:
1. Comunicación: supone hablar, escribir, escuchar y observar el lenguaje corporal que puedan ser capaces de modificar el sentido de las palabras.
2. Planeación y administración: supone aclarar los objetivos generales, administrar su tiempo y delegar con eficacia.
3. Trabajo en equipo: es la modalidad del trabajo colectivo en aras de mejorar el servicio, disminuir el ausentismo y aumentar la productividad, no es igual al Equipo de Trabajo.
3.1. Es así mismo, la de formular objetivos, definir las tareas que deben realizarse e identificar el personal necesario para la consecución de tales tareas.
3.2. Prestarse mucha atención al manejo de las dinámicas de grupo, que se dan el trabajo de equipo
4. Acción estratégica: pensar el término de estrategias para realizar mejores tareas. Es entender la organización no solo como una unidad en particular sino como un sistema de partes interrelacionadas.
5. Conceptualización (entorno): recurrir a los recursos humanos, económicos, materiales y de información que sirvan a los propósitos de la organización. Conociendo y comprendiendo lo social y lo cultural donde se ubique la organización.
6. Manejo de personal: capacidad para relacionarse de manera interpersonal para desarrollarse y adaptarse a los problemas del desempeño de quienes conforman la organización.
7.- Si los niveles de participación de las personas que conforman el equipo, son bien “gerenciados”, se genera una relación de lealtad.
Por ello cuando la incertidumbre es mayor de lo usual, se cae en situaciones excepcionales, que si dura mucho tiempo genera “crisis”, la cual hay que enfrentar con decisión.
Referencias Bibliográficas
Hell Riegel, Jackson, Slocum,.-Administración.-Un enfoque basado en competencias.
Editorial Thomson Internacional.-USA.-2001
Chiavenato, Idalberto.-Introducción a la Teoría General de la Administración.-
Editorial Mc. Graw Hill.-5ta.Edición.-México 1999
Robbins Stephen P. .- La Administración en el mundo de hoy.-Editorial Prentice Hall
México.-1997
Williams Anthony.-Gerencia Participativa.-Editorial Interamericana.-Bogotá.-1994
Stanford Bank.-La organización por dentro.-Ideas para Directivos.- Diario El
Nacional.-Colección: Líderes del Managment.-Editorial Deusto.- Barcelona, España.
Foro Mundial de Liderazgo y Alto Desempeño.-Marzo 2008.-Caracas, Venezuela
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